I. Tổng quan về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
1. Vậy chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
"Chứng nhận lãnh sự" là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
"Hợp pháp hóa lãnh sự" là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
=> Xin lưu ý: Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
2. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào? :Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện: bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện có thẩm quyền của quốc gia đó tại Việt Nam/ hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam đối tại quốc gia đó.
3. Bộ hồ hơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự gồm những gì?
Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:
- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
- 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
- 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
=> Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
II. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu giấy tờ tại Singapore
Sau khi thành lập công ty tại Singapore, nhiều khách hàng của Vietgreen Lawmong muốn được hợp pháp hóa lãnh sự bộ hồ sơ giấy tờ (Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp (Business Registration); Giấy chứng nhận công ty hoạt động (Certificate of Good Standing) hoặc một số các giấy tờ chứng nhận công ty đã thay đổi cổ đông, giám đốc, địa chỉ.... để sử dụng tại Việt Nam.
Nhìn chung, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự sẽ trải qua các bước cơ bản như sau:
Trên thực tế, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ thành lập công ty tại Singaopore sẽ là như sau:
1. Từ năm 2018 trở về trước, công ty có thể mua các bản cứng giấy tờ cần thiết từ Chi cục quản lý Doanh nghiệp Singapore _ACRA (Acconting Corporate Regulatory Authority) ngoài bản chứng nhận điện tử được cấp sau khi thành lập. Tuy nhiên, kể từ năm 2019, ACRA không còn ban hành bản cứng, các giấy tờ muốn dùng bản cứng thì cần thông qua quá trình Hợp pháp hóa lãnh sự. Thông thường, sau khi thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp (Certificate of Business Registration)
- Giấy chứng nhận hoạt động doanh nghiệp (Certificate of Good Standing - Download mẫu giấy chứng nhận tại đây hoặc ở cuối bài)
- Hồ sơ Doanh nghiệp (Business Profile). Hồ sơ Doanh nghiệp là tài liệu được cung cấp bới ACRA thể hiện rõ ngày thành lập doanh nghiệp, tên giám đốc, số lượng cổ đông, số lượng cổ phần nắm giữ...
- Một số giấy tờ chứng nhận công ty đã thay đổi tên, thay đổi giám đốc, cổ đông...
2. Để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, cần liên lạc với 4 cơ quan chính phủ liên quan tại Singapore
Các cơ quan này sẽ tiến hành kiểm tra, công chứng, và đóng dấu xác nhận lên các giấy tờ này...Bằng việc đóng dấu, bộ giấy tờ này đã được chứng nhận hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự và đã có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
3. Dịch thuật và công chứng tại Việt Nam. Để thuận tiện các khách hàng, đối tác của doanh nghiệp trong việc tiếp cận, hiểu và cập nhật các giấy tờ này, nhiều khách hàng của Vietgreen Lawcòn mong muốn dịch thuật và công chứng các giấy tờ này tại Việt Nam.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn quy trình hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết.
