Đối với một số thủ tục liên quan đến yếu tố nước ngoài như: thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại nước ngoài; đăng ký kết hôn với người nước ngoài,… thường cần trải qua một thủ tục đặc biệt đó là “Hợp pháp hóa lãnh sự” (HPHLS) thì giấy tờ, tài liệu mới có giá trị sử dụng.

Vậy HPHLS là gì, thủ tục ra sao? Bài viết dưới đây sẽ đề cập một số lưu ý bạn cần biết khi tiến hành HPHLS các loại giấy tờ.

HPHLS  là gì?

"Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh (không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức) trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Đây là một thủ tục hành chính với mục đích nhằm để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam kiểm tra tính pháp lý của các loại giấy tờ, tài liệu được HPHLS.

Cơ quan nào của Việt Nam có thẩm quyền HPHLS?

- Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, HPHLS ở trong nước.

- Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, HPHLS và trả kết quả.

Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự.

Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI TIẾN HÀNH HPHLS

Theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư số 01/2012/TT-BNG, khi HPHLS cần lưu ý một số nội dung sau:

     Giấy tờ, tài liệu không được HPHLS

- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, HPHLS .

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu nêu tại có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

     Ngôn ngữ trong HPHLS

Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, HPHLS là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

     Địa điểm HPHLS

Địa điểm chứng nhận lãnh sự, HPHLS là trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

     Hồ sơ HPHLS

- Phiếu đề nghị HPHLS (theo mẫu);

- Bản chính hoặc bản sao có chứng nhận sao y các giấy tờ, tài liệu cần HPHLS , kèm theo bản dịch (nếu có).

Trong một số trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài thông dụng khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được (bản dịch đó phải được công chứng - công chứng ở đây được hiểu là việc cơ quan công chứng địa phương hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo qui định của pháp luật).

- Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên (tức không cần chứng nhận sao y);

- Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu).

     Thời hạn giải quyết

Việc HPHLS sẽ được thực hiện trong thời hạn từ một đến hai ngày làm việc kể từ ngày các bạn nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa có số lượng nhiều hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn trên có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

     Danh sách các nước và giấy tờ được miễn HPHLS

Các bạn có thể tham khảo trực tiếp tại cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao.

Phân biệt HPHLS và Chứng nhận lãnh sự

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Như vậy, có thể thấy rõ: chứng nhận lãnh sự và HPHLS đều là việc thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; đều chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ. Tuy chứng nhận và HPHLS có sự giống nhau như vậy nhưng điểm lưu ý đáng để phân biệt hai thủ tục này đó là:

+ Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam. Mục đích là để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

+ HPHLS  là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Trong thực tế, theo tinh thần của Thông tư 01/1999/TT-BNG của Bộ Ngoại Giao ngày 03/06/1999 và gần đây nhất là Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/12/2011 (có hiệu lực từ ngày 01/02/2012) thì để tiến hành thủ tục HPHLS , các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải trải qua bốn bước chính (trừ Mỹ thì ngoài bốn bước chính còn phải trải qua một bước phụ) như sau:

Bước 1: Đầu tiên,  các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành phải được chứng thực tại phòng công chứng có thẩm quyền của quốc gia nơi mà các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài đó ban hành.

Bước 2: Nếu thủ tục dừng lại ở đây thì chưa đủ vì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại thời điểm các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng không biết được là chữ ký và con dấu của công chứng viên của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu đã được công chứng có thật hay không. Do đó, các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng này lại phải được nộp đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành (cụ thể là Bộ ngoại giao (như ở Hồng Kông, Mỹ) hay một cơ quan có chức năng tương đương tùy từng nước ví dụ như Vụ Lãnh Sự thuộc Bộ Ngoại Giao (Consular Division – Ministry  of Foreign Affairs Putrajaya Malaysia) của Malaysia, Cục Tư Pháp Tokyo (Tokyo Legal Affair Bureau) của Nhật hay Học Viện Tư Pháp Singapore (Singapore Academy of Law) của Singapore để họ chứng nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên đó là đúng với chữ ký của công chứng viên và con dấu của phòng công chứng đã được đăng ký với cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại nước nơi các giấy tờ, tài liệu được công chứng.

Bước phụ: Riêng đối với Mỹ thì có thêm một bước phụ nữa đó là Đổng lý Bang của tiểu bang sẽ chứng nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên ở tiểu bang đó và sau đó, Bộ Ngoại Giao của Mỹ sẽ chứng nhận chữ ký và con dấu của Đổng lý Bang.

Bước 3: Thủ tục HPHLS tới đây vẫn chưa đủ vì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại thời điểm các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được công chứng và được cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự không biết được là chữ ký và con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành có đúng với chữ ký của cán bộ ngoại giao và con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài đã được thông báo với cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia này hay không. Do đó, các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được công chứng và chứng nhận đó phải được nộp cho cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam tại quốc gia đó, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hay Lãnh sự quán,[1] để các cơ quan này xác nhận là chữ ký và con dấu của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia đó là đúng với chữ ký của cán bộ ngoại giao và con dấu của cơ quan ngoại giao đã thông báo trước với cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam. Hồ sơ xin HPHLS sẽ bao gồm: 01 tờ khai đề nghị HPHLS (theo mẫu); 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện), giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS đã được chứng nhận lãnh sự; và 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc bằng tiếng nước ngoài khác mà cán bộ nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không lập bằng các thứ tiếng trên. Có một số trường hợp do không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức ở nước ngoài ban hành thì các giấy tờ, tài liệu đó có thể chuyển cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại một nước thứ ba lân cận nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước lân cận được giao quyền phụ trách luôn phần HPHLS của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được ban hành. Có trường hợp, tại một số quốc gia, Việt Nam chưa đặt quan hệ ngoại giao nên chưa có cơ quan đại diện ngoại giao hoặc chưa có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước thứ ba lân cận phụ trách phần HPHLS các tài liệu được ban hành tại quốc gia đó (ví dụ như một vài nước ở Châu Phi), thì NĐTNN tại các quốc gia này sẽ khó có thể tiến hành HPHLS và có khả năng mất cơ hội đầu tư/làm ăn tại Việt Nam.

Bước 4: Bây giờ thì các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được HPHLS rồi nhưng theo quy định của pháp luật Việt Nam thì các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành muốn được sử dụng tại Việt Nam thì phải được dịch ra tiếng Việt.[2] Do đó, các giấy tờ, tài liệu này lại phải đi qua một công đoạn sau cùng là được chuyển về Việt Nam và nhờ Phòng tư pháp của UBND quận, huyện tại Việt Nam hay phòng công chứng tại Việt Nam dịch và xác nhận bản dịch tiếng Việt trước khi đem đi nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Trong một số trường hợp mà vì lý do nào đó mà các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đó đã có mặt tại Việt Nam rồi thì có một số loại giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành này (nếu các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đó đã được công chứng ở nước ngoài rồi (bước 1) và chữ ký của công chứng viên đó có đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia mà các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành tại Việt Nam), thay vì phải thực hiện bước 2 và 3 như nêu trên, thì NĐTNN có thể làm thủ tục HPHLS tại Việt Nam. Theo đó, các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng sẽ được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành có trụ sở tại Việt Nam. Bước tiếp theo là hồ sơ đã được chứng nhận lãnh sự này sẽ được gửi đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, cụ thể là Cục lãnh sự có trụ sở tại Hà nội (từ tỉnh Thừa Thiên Huế trở ra) và sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (từ Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng trở vào)[3] để HPHLS. Cần lưu ý rằng, một số cơ quan đại diện ngoại giao của một số quốc gia không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, v.v. Vì vậy, việc HPHLS phải được thực hiện trực tiếp tại các nước này theo 4 bước nêu trên.

[1] Điều 3 Nghị định 15/2008/NĐ-CP ngày 4/02/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ ngoại giao

[2] Muc I.3 Thông tư 11/2006/TT-BTM ngày 28/9/2009 của Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện Nghị định 72/2006/NĐ-CP ngày 25/7/2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài và Điều 4 Nghị định 108/2006/NĐ-CP ngày 22/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật đầu tư.

[3] Bài viết Cục lãnh sự và hệ thống cơ quan lãnh sự tại website Bộ ngoại giao Việt Nam.

Với năng lực vượt trội và kinh nghiệm dày dạn, Viet Green Law đã hỗ trợ xử lý thành công nhiều trường hợp xin hợp pháp hóa lãnh sự khó để đi kết hôn, định cư, du học, thăm thân, đoàn tụ gia đình. Chủ động tư vấn và định hướng cách làm hợp pháp hóa lãnh sự quán thuận lợi cho các đối tượng khách hàng đã bị từ chối cấp xác nhận

VIET GREEN VISA IMMIGRATION AGENCY

 

Quảng Binh & Miền Trung: 64 Hoang Dieu Str, Dong Hoi City, Quang Binh

0232.3868666 / 0232.3836333/  090 3295 730

Huế / Đà Nẵng: 37A Pastuer Str, Hai Chau Dist, Da Nang

0989313339 | 0988 262616

Website:  www.vietgreenvisa.com / www.lamvisa.info

Email:  vietgreenvisa@gmail.com | visa@vietgreentravel.com