Hợp pháp hóa Lãnh sự là một thủ tục hành chính

Hợp pháp hóa Lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa Lãnh sự là cụm từ chỉ một thủ tục hành chính. Trong đó cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia sẽ “hợp thức hóa” một văn bản được cấp bởi một quốc gia khác bằng cách kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​. Sau khi được hợp pháp hóa Lãnh sự, văn bản đó sẽ được công nhận và có hiệu lực sử dụng tại quốc gia thực hiện thủ tục trên.

Ví dụ: Bạn có một giấy tờ do phía Việt Nam cấp mà muốn sử dụng hợp lệ tại Hàn Quốc thì bạn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa Lãnh sự Hàn Quốc. Và ngược lại, một giấy tờ phía bên Hàn Quốc cấp muốn sử dụng tại Việt Nam thì cũng phải hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam.

Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa Lãnh sự trong nước là Bộ ngoại giao; cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa Lãnh sự ở nước ngoài chính là Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Chứng nhận Lãnh sự là gì?

Chứng nhận Lãnh sự là một bước bạn cần thực hiện trước khi muốn thực hiện hợp pháp hóa Lãnh sự một loại giấy tờ nào đó. Chứng nhận Lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của QUỐC GIA CẤP GIẤY TỜ đó chứng nhận chức danh, chữ ký và con dấu trên văn bản được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Như vậy, chứng nhận Lãnh sự sẽ được thực hiện bởi chính quốc gia ban hành văn bản. Bạn cần phần biệt sự khác nhau của hợp thức hóa Lãnh sự và chứng nhận Lãnh sự nhé.

Ví dụ: Một người đang sinh sống ở TP.HCM và đang cần làm thủ tục kết hôn với chồng/vợ người Hàn Quốc. Để có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn, người đó cần phải HỢP THỨC HÓA LÃNH SỰ giấy xác nhận độc thân của mình (được cấp bởi UBND phườn) bằng cách ra Sở ngoại vụ TP.HCM  xin chứng nhận Lãnh sự. Tiếp đó mới có thể mang giấy tờ đã được chứng nhận Lãnh sự ra Lãnh sự quán Hàn Quốc để hợp pháp hóa Lãnh sự.

Khai thông tin hợp pháp hóa Lãnh sự trực tuyến

Hồ sơ hợp pháp hóa Lãnh sự gồm những gì?

Yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa Lãnh sự

- Giấy tờ của nước ngoài phải được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

- Được cơ quan có thẩm quyền (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) của quốc gia đó ban hành, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền có trên giấy tờ được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.

Tờ khai hợp pháp hóa Lãnh sự

- Bạn có thể điền tờ khai bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự. Lưu ý thông tin khai báo phải đúng và đầy đủ, trung thực. Phần nào bạn chưa rõ có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn thêm.

- Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ấn nút “Hoàn thành”. Hệ thống sẽ trả về cho bạn tờ khai điện tử đã được điền đầy đủ.

- Bạn tải tờ khai về máy tính, nhớ ghi lại mã tờ khai và mã xác thực để sử dụng cho những lần sau.

- In tờ khai ra, ký và ghi rõ họ tên.

Hồ sơ hợp pháp hóa Lãnh sự

- Tờ khai hợp pháp hoá Lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK

- Giấy tờ tùy thân của đương đơn (chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp. Nếu nộp qua bưu điện, bạn chỉ cần chuẩn bị bản sao (không cần chứng thực).

- Bản chính giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa Lãnh sự (đã được chứng nhận lãnh sự) + 1 bản sao.

- Nếu văn bản bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt và tiếng Anh thì bạn cần nộp thêm 1 bản dịch sang tiếng Việt/ tiếng Anh (không cần công chứng) + 1 bản sao của bản dịch.

- 1 phong bì ghi thông tin, địa chỉ người nhận (nếu bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Lưu ý:

- Bạn có thể nhờ người nộp hồ sơ thay nhưng cần có giấy ủy quyền hợp lệ (chứng thực tại Phòng công chứng, UBND địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Nếu người nộp thay là thân nhân thì không cần giấy ủy quyền nhưng phải mang theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, v.v.)

- Trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu đương đơn bổ sung thêm một số tài liệu liên quan nếu cần thiết, khi đó cần bổ sung bản chính và 1 bản sao giấy tờ được yêu cầu.

Đơn xin hợp pháp hóa Lãnh sự

Các bước thực hiện hợp pháp hóa Lãnh sự

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên

- Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí tại một trong các địa chỉ sau:

• Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TPHCM: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
• Trụ sở các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
• Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.

- Bước 3: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Ngoại giao xem xét hồ sơ và giải quyết trong khoảng 1 ngày làm việc (trừ cuối tuần, ngày lễ, tết). Lưu ý: thời gian xét duyệt có thể kéo dài tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên hoặc cần bổ sung theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

- Bước 4: Đương đơn đến nhận kết quả theo lịch hẹn trên biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa Lãnh sự

Hầu hết tất cả các giấy tờ, tài liệu nước ngoài khi muốn sử dụng tại Việt Nam thì đều phải được hợp pháp hóa Lãnh sự, trừ một số trường hợp dưới đây:

- Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo hiệp ước quốc tế mà cả 2 nước (Việt Nam và quốc gia liên quan) đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu đó phải được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa 2 cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự và bắt buộc phải phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Chứng nhận hợp pháp hóa Lãnh sự

Vài lưu ý khi hợp pháp hóa Lãnh sự

Các giấy tờ không được hợp pháp hóa Lãnh sự

- Giấy tờ có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ.

- Con dấu không được đóng trực tiếp và chữ ký không được ký trực tiếp trên giấy tờ.

- Giấy tờ có chi tiết bị tẩy xóa, sửa chữa, phai mờ nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.

- Nội dung trong giấy tờ vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp hoặc trái với chính sách của Nhà nước hoặc gây bất lợi cho Nhà nước

- Giấy tờ giả mạo, được ban hành, chứng nhận sai thẩm quyền.

- Mục đích của việc sử dụng giấy tờ không rõ ràng

Một số lưu ý khác

- Văn bản có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

- Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận Lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.

- Giấy tờ của nước ngoài trước khi hợp pháp hóa Lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:

• Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.
• Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.

Trên đây, Viet Green Law đã cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin về hợp pháp hóa Lãnh sự. Chúc bạn sớm hoàn thành thủ tục này một cách suôn sẻ nhé! Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần làm visa du lịch, du học hoặc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, vui lòng gọi số 098.931.3339 để được hỗ trợ.