Phân biệt Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

Liên hệ 0989.313.339 để được tư vấn miễn phí về dịch vụ của Vietgreen Law

I. Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Trước hết cần biết hợp hóa lãnh sự ? hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia hợp thức văn bản giấy tờ được cấp bởi một quốc gia khác. Văn bản giấy tờ sau khi được hợp thức hóa lãnh sự đồng nghĩa với việc được công nhận và sử dụng tại quốc gia đó.

Ví dụ : Đơn giản bạn muốn giấy tờ của mình do Việt Nam cấp được công nhận và sử dụng tại Hàn Quốc thì cần hợp thức hóa lãnh sự Hàn Quốc. Và ngược lại, người nước ngoài khi sang Việt Nam, muốn hồ sơ giấy tờ của mình được sử dụng tại Việt Nam thì phải hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam. Trước khi hợp thức hóa lãnh sự thì giấy tờ đó cần được chính quốc gia ban hành chứng nhận lãnh sự.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận chức danh, chữ kývà con dấu trên văn bản, giấy tờ của quốc gia đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Tại sao cần phải hợp pháp hóa ? chứng nhận lãnh sự ? Quý khách là người không có quốc tịch Việt Nam hoặc là người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài khi tiến hành những thủ tục hành chính tại Việt Nam như: đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam, xin nhận cha, mẹ, con, nhận nuôi con nuôi, đổi bằng lái xe do nước ngoài cấp, xin thẻ thường trú, thẻ tạm trú… cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam thường yêu cầu Quý khách phải “Hợp pháp hóa lãnh sự” hay chứng thực lãnh sự những giấy tờ có liên quan.
Hợp pháp hóa lãnh sự :

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Yêu cầu đối với giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự

- - Giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam
  - Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác)
  - Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền hiển thị trên giấy tờ phải được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao

Tờ khai hợp thức hóa lãnh sự

- - - Cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự để điền tờ khai online. Nếu bạn chưa rõ phần nào có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn điền thông tin
    - Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, ấn nút “Hoàn thành”, hệ thống sẽ hiện ra tờ khai điện tử
    - Bạn tải tờ khai về máy tính
    - In tờ khai ra, ký và kẹp cùng các giấy tờ khác trong hồ sơ

Hồ sơ bao gồm :

- - Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
  - Giấy tờ tùy thân (chứng minh thư, thẻ căn cước, hộ chiếu)nếu nộp trực tiếp. Bản sao giấy tờ tùy thân (không cần chứng thực) nếu hộp qua đường bưu điện
  - Bản chính giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài) và 1 bản sao của giấy tờ đó
  - Nếu giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự không phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, thì cần bổ sung 1 bản dịch sang tiếng Việt/ tiếng Anh (không cần công chứng) và 1 bản sao của bản dịch
  - 1 phong bì ghi thông tin, địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)
  - Trường hợp nộp thay đương đơn thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ (được chứng thực tại Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Nếu người nộp thay là thân nhân thì không cần giấy ủy quyền. Thay vào đó là các giấy tờ chứng minh mối quan hệ với đương đơn
  - Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu đương đơn bổ sung thêm tài liệu liên quan để xác thực các giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháo hóa lãnh sự, khi đó đương đơn cần bổ sung bản chính và 1 bản sao giấy tờ được yêu cầu.

Các bước thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

- - Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
  - Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí (30.000 VNĐ/văn bản/lần). Các địa chỉ nộp hồ sơ: Tại Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội. Tại Sở Ngoại vụ, thành phố Hồ Chí Minh:184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ

Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

- - Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.

Thời hạn giải quyết là 1 ngày làm việc kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tuy nhiên có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.

- - Bước 4:Đương đơn nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Lưu ý khác khi làm hợp pháp hóa lãnh sự :

Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ
Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.
Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:
Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại
Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.

II. Hướng dẫn thủ tục Chứng nhận lãnh sự

Thủ tục xin chứng nhận lãnh sự

Trước khi xin chứng nhận lãnh sự, giấy tờ, văn bản liên quan của người yêu cầu chứng nhận trước hết cần có xác nhận của công chứng viên hoặc Sở Tư pháp nơi đăng ký hộ tịch Việt Nam;
Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự của nước sở tại với Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam;
Người yêu cầu chứng nhận xin chứng nhận lãnh sự với Phòng Lãnh sự Đại sứ quán.

Hồ sơ bao gồm :

01 bản “Phiếu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc tại nước ngoài”;
Bản gốc và 01 bản sao của giấy tờ, văn bản xin chứng nhận lãnh sự (đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận);
Bản gốc và bản sao hộ chiếu có hiệu lực hoặc bản gốc và bản sao chứng minh thư (Thẻ căn cước)của người yêu cầu chứng nhận;
Người được ủy quyền yêu cầu chứng nhận cần cung cấp chứng minh thư của người được ủy quyền và bản sao chứng minh thư có hiệu lực của người đương sự; nếu xin chứng nhận các hạng mục quan trọng, còn cần cung cấp thư ủy quyền của người đương sự;
Trường hợp xin chứng nhận giấy phép hoạt động của công ty, còn cần cung cấp bản sao hộ chiếu của đại diện pháp nhân của công ty và văn kiện của công ty có thể chứng minh danh tính của đại diện pháp nhân.
Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.

Với năng lực vượt trội và kinh nghiệm dày dạn, Viet Green Law đã hỗ trợ xử lý thành công nhiều trường hợp xin hợp pháp hóa lãnh sự khó để đi kết hôn, định cư, du học, thăm thân, đoàn tụ gia đình. Chủ động tư vấn và định hướng cách làm hợp pháp hóa lãnh sự quán thuận lợi cho các đối tượng khách hàng đã bị từ chối cấp xác nhận